1. Assemblea
Viene convocata almeno una volta all’anno. Ulteriori convocazioni verranno decise in base alle necessità emerse.
L’assemblea, di norma, è valida a prescindere dal numero dei partecipanti. Alla fase decisionale possono partecipare solo le persone facenti parte di un gruppo di affinità costituito e partecipante al soviet.
Compiti

• Modifica la carta dei principi, l’organizzazione  e l’eventuale regolamento di funzionamento su proposta del soviet
• Distribuzione degli incarichi
• Esprime un indirizzo per il soviet in materia dei fornitori

2. Soviet (soviet@gasfaenza.it)
Il soviet è una sorta di direttivo composto da un rappresentante di ogni gruppo di affinità. Ogni gruppo è autonomo nella scelta del proprio rappresentante e nel determinare la durata dell’incarico.
Compiti

• Verifica e decide sull’introduzione di nuovi prodotti e/o fornitori
• Decide la sostituzione di prodotti e/o fornitori
• Propone le Modifiche la carta dei principi, l’organizzazione  e l’eventuale regolamento di funzionamento
• Raccoglie e predispone il materiale per la valutazione di nuovi e vecchi prodotti e/o fornitori, avvalendosi della consulenza di esperti.
• Convoca l’assemblea almeno una volta all’anno e negli altri casi che si ritengono necessari.
• Decide le date degli ordini
• Ricorda le scadenze da rispettare
• Decide su urgenze e su tutto ciò che non è di pertinenza dell’assemblea, previa consultazione degli aderenti al Gas

3. Gruppi di affinità
Il Gas è organizzato per gruppi di affinità (geografica, amicale, ecc…) formati, di norma, da almeno quattro famiglie.
Ogni gruppo si auto-organizza al proprio interno per presentare al referente di prodotto un unico ordine di acquisto (accompagnato dal versamento dei soldi in un’unica soluzione) e per effettuare un unico ritiro della merce.
Ogni gruppo di affinità deve scegliere un referente che andrà a comporre il Soviet . La durata di tale incarico è decisa dal gruppo di affinità.
Il referente del gruppo deve essere informatizzato.

4. Referente di prodotto
Il referente di prodotto tiene i contatti con il fornitore e predispone  il listino aggiornato.
Compiti

• Riceve dal referente l’ordine e i soldi in contanti di ogni gruppo di affinità.
• L’ordine complessivo viene inviato al fornitore entro una settimana.
• All’arrivo dei prodotti il referente avvisa via posta elettronica i responsabili dei gruppi di affinità che hanno una settimana di tempo per il ritiro della merce. Trascorso tale periodo il referente di prodotto può disporre a suo piacere della merce non ritirata

5. Attività del GAS
Gli acquisti
Gli acquisti di norma hanno una cadenza quadrimestrale. Questa può cambiare in base alla reperibilità o stagionalità/conservabilità dei prodotti.
Gli acquisti possono essere fatti solo dai gruppi di affinità costituiti con un referente membro del soviet. Non è quindi prevista la figura dell’acquirente singolo: nuovi acquirenti singoli dovranno aggregarsi a gruppi già costituiti o, se in numero sufficiente, creare un nuovo gruppo.
Gli acquisti vanno pagati in contanti e contestualmente alla consegna dell’ordine. Il referente si occuperà di eventuali conguagli (che ogni singolo sottogruppo provvederà a smistare)

Iniziative ludiche
La partecipazione è libera, quindi non impegna il Gas nella sua interezza
Chiunque può proporre le iniziative e comunicarle agli aderenti

Iniziative “politiche”
La partecipazione è libera, quindi non impegna il Gas nella sua interezza
Le iniziative proposte non devono riguardare l’organizzazione interna e l’ambito degli acquisti
Tutte le proposte devono essere in sintonia con i principi del Gas e sono sottomesse al benestare del Soviet
I proponenti devono essere impegnati in prima persona e preoccuparsi di reperire le risorse  necessarie per lo svolgimento dell’iniziativa (seminario, convegno, manifestazione, petizione, campagna)

6. Modalità e durata degli incarichi
Si sottolinea che nessuno degli acquirenti è obbligato a rivestire un incarico: tuttavia, a fronte della possibilità di fare acquisti collettivi ciascuno di noi, nei limiti di tempo e volontà, si impegna ad essere anche partecipante attivo nell’organizzazione del gas stesso.
Gli incarichi hanno durata annuale e si ridiscutono in assemblea.

7. I non-informatizzati
L’”adozione” di un membro informatizzato a favore di uno non informatizzato consiste nello stampare e consegnare i messaggi di posta elettronica, in particolare i listini.
L’”adozione” è interna al gruppo di affinità e solo a beneficio di chi non dispone effettivamente di un comodo accesso a internet. Questa funziona per le comunicazioni ordinarie (listini, ordini) ma non per le discussioni on-line.

8. Fornitori
Rivalutazione fornitori/prodotti attuali
La proposta di rivalutazione è di competenza del soviet insieme ai referenti di prodotto ed eventuali esperti/partecipanti interni o esterni al GAS; si sostanzia in una schedatura e  – laddove possibile – tramite intervento di presentazione del produttore all’assemblea
La decisione di proseguire o meno col fornitore attuale spetta all’assemblea

Apertura nuovi fornitori/ prodotti
L’esigenza di apertura si manifesta o in base ai desiderata o spontaneamente in assemblea o in mailing-list rivolgendola al soviet; la proposta viene studiata ed elaborata dal soviet ed eventuali esperti interni o esterni: si sostanzia in una schedatura e  – laddove possibile – tramite intervento di presentazione del produttore all’assemblea.
La decisione di acquistare dal nuovo fornitore spetta al Soviet?